社内と社外との調整は難しい。
必ずしも、双方の希望が全て叶うわけではないからだ。
社外の方の希望を叶えるために、社内で上司に相談するなどして
落としどころを探らなければいけないし、
社内の希望を叶えるために、
まずは社外の方に連絡して
こちらの事情と希望を伝える必要がある。
今回は、日程調整についての問題が起こった。
最多６カ所のアポをとってもらう必要があり、
その交渉などは全て相手会社に依頼していた。
相手は自身の時間を削って日程を調整してくれて、
こちらも一旦は了承した。
しかし、問題は起こった。
争点となったのは、
日程が４日間にわたるものだったということだ。
アポのなかには4日間のうち、
午後の時間ををまるまる使うものもあれば
1時間程度のものもあった。
社内としては、短いアポは、どうしても外せないアポの日の別時間にまわすなどして
すべてのアポを２日に凝縮してほしいという希望があった。
（上司に事後報告をして分かったことだが）
一方、社外（相手会社）としては、
相手会社の社長も関わる案件のため、
日程繰りが厳しく、決まった日程通りに進めてほしいという
希望があった（あくまで予想だが、おそらくそうだろう）。
この問題が起こった理由としては、３つある。
- 日程調整の基本として、何日にもわたるものになると、社内業務の融通が利かなくなることをわきまえていなかったこと
- 私があらかじめ、2日のなかで日程調整をしてほしいと相手会社に伝えていなかったこと
- 日程が確定した後に変更をお願いすると、相手会社の混乱を招いてしまうということを危惧せず、とりあえず一旦日程を承ってしまったこと
この３つである。
相手会社に変更希望のメールを送った直後、
相手会社と別のかたちで関わりのある他部署の上司から
「日程が決まった後に、しかもメールのみで変更をお願いするのはどうなのか」という
指摘を受けた。
私の日程調整における常識のなさが露呈し、相手会社や社内の他部署に迷惑をかけてしまっていると感じ、大いに反省した。
私は、相手会社に電話をして、「調整いただいた日程間近のご連絡で、しかも日程を承知したにもかかわらず、このような事態になってしまい大変申し訳ない。もし難しければこの前いただいた日程でなんとか調整するが、ご検討いただけないか。」と打診した。
電話の声を聴く限り、かなり困惑した様子だったし、
私もとても申し訳なく感じた。
私の仕事に対する認識は、
“若いうちはスピードが命”というもので、
相手会社から日程の候補をあげてもらった段階で
社内で相談せず、とりあえず一旦OKを出してしまったことから
今回の問題が起きてしまった。
これからは、すべてのことに疑問を持ち、
自問自答を繰り返す中で
どんな観点からも納得がいくような決断を下すよう、意識すべきだ。
ただ、すぐそうなることは難しいので、
まずは失敗をしたらすぐにこのように書き出して
修正すべき点を探るよう努めていきたい。
